Protocolo electrónico: retos y oportunidades

Esta ley ha permitido crear el protocolo electrónico notarial. Por ello, tras su entrada en vigor, de cada documento notarial existirán dos soportes: uno en papel, que se custodiará como siempre en la notaría, y otro electrónico, que custodiará el Consejo General del Notariado, pero al que solo tendrá acceso el notario que haya autorizado el documento o el empleado por él designado.

El CGN ha pedido a los profesionales de Ancert que estudien las posibilidades de extracción de datos que abre la existencia de los protocolos electrónicos con el objetivo fundamental de ayudar a las notarías en la elaboración del Índice.

El Portal Notarial del Ciudadano será la puerta de entrada para ciudadanos y empresas a la sede electrónica notarial https://www.portalnotarial.es. En este portal es posible elegir notario y ponerse en contacto con él. También es posible prestar una serie de servicios mediante el uso de videoconferencia y firma electrónica cualificada. De hecho, esta ley transpone la Directiva 2019/1151, que exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país.

Accediendo al portal los ciudadanos también pueden saber qué notarios custodian los documentos notariales que han otorgado desde 2007.

El diseño del protocolo electrónico ha exigido un gran trabajo de coordinación entre los profesionales de Ancert, el CGN y los notarios que han colaborado.

La tecnología y los procesos informáticos empleados para soportar toda esta operativa han sido desarrollados por los profesionales de Ancert en colaboración con varios notarios, constituidos en una comisión de expertos ad hoc, que ha asesorado en la materia al objeto de aportar la visión desde el punto de vista del notariado de cara a hacerla lo más accesible y cómoda posible.

La existencia del protocolo electrónico permitirá una mayor agilidad en la transmisión de información a las Administraciones Públicas y a particulares y empresas, algo clave para, por ejemplo, la lucha contra el blanqueo de capitales o el fraude fiscal.

Copias electrónicas

Desde el 9 de noviembre todas las copias autorizadas electrónicas expedidas a utilidad de una persona concreta deberán depositarse en la sede electrónica notarial. Al depositar la copia se generará un CSV que el notario podrá entregar a su cliente. Con ese CSV se podrá acceder a la copia electrónica autorizada e incluso descargarla (con una marca de agua).

Las copias electrónicas simples solo podrán entregarse depositándolas en el Portal Notarial del Ciudadano. La ley no permite enviarlas por otras vías.

Sería muy conveniente que desde las notarías se recomendara a los clientes darse de alta en el Portal Notarial del Ciudadano y que incluso se les acreditase, ya que la mayoría de las personas no tiene certificados electrónicos o DNI digitales. Con este fin, está prevista la puesta en marcha de una campaña específica en redes sociales impulsada desde el Consejo General del Notariado recomendando darse de alta en el portal.

Apoyo formativo

Para facilitar la implantación del protocolo electrónico se están impartiendo desde octubre varios cursos, que seguirán a vuestra disposición a lo largo de los próximos meses. Tenéis toda la información en las páginas de inicio de SIC y SIGNO.

También cabe destacar que los días 23, 24 y 25 de noviembre se celebrarán en el Monasterio de Poblet unas jornadas, organizadas por los Colegios Notariales de Canarias y Cataluña, con el apoyo del CGN, centradas en ‘Deontología y Tecnología. Aproximación a la Ley 11/2023’.

Esta ley también pone sobre la mesa la necesidad de reflexionar acerca del encaje entre la deontología, como eje de la función notarial, y la tecnología, que debe facilitar a los ciudadanos una mayor agilidad, preservando siempre la máxima seguridad jurídica.

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Pedro Rincón de Gregorio, Notario de Almenar, Lérida, Cataluña

Enric Hernández Jiménez, Director de Seguridad y Nuevas Tecnologías de Ancert

Anexo 1: El otorgamiento a distancia paso a paso

1. Las personas interesadas en el otorgamiento online de algún instrumento notarial (de los autorizados por la ley), ya sean escrituras públicas, actas o pólizas, tendrán que darse de alta en el Portal Notarial del Ciudadano, bien mediante un certificado electrónico de un emisor válido (FNMT o DNI electrónico, entre otros) o bien por uno específico generado desde el propio Portal Notarial del Ciudadano en caso de no disponer de lo anterior.
2. El siguiente paso será elegir un notario y enviarle una notificación para realizar el documento notarial correspondiente.
3. La petición se recibe a través de SIGNO y la notaría en cuestión responderá al demandante otorgándole una cita electrónica.
4. En paralelo, el sistema generará una serie de plantillas con los datos del ciudadano que le llegarán al notario para que se pueda generar un borrador del instrumento notarial.
5. Este borrador se archivará en el área personal creada en el Portal Notarial del Ciudadano.

Anexo 2: Capas de seguridad en el otorgamiento a distancia

1. El acceso con certificado electrónico cualificado por parte del ciudadano, que lo habilita para la firma del documento en su comparecencia electrónica ante el notario.
2. La exhibición del correspondiente DNI ante la cámara a fin de poder ser revisado por el notario que, además, dispondrá de un software específico desarrollado para proceder a la verificación de la identificación del usuario. Para ello, contará con una serie de indicadores capaces de apoyarle en esa imprescindible labor. En caso de que la tecnología no logre aportar una certeza absoluta, siempre prevalecerá la opinión del notario, que podrá bloquear el proceso en cualquier momento ante el menor atisbo de duda.
3. El sistema también facilita la realización de consultas en tiempo real con el archivo de la Dirección General de la Policía en relación con la autenticidad del DNI.
4. Video-identificación certificada por el Centro Criptográfico Nacional, a prueba de intrusiones mediante programas anti-vídeo fake.
5. Realización automática de vídeo-selfie como prueba de vida.
6. Utilización de la inteligencia artificial para proceder a la identificación.

Anexo 3: El proceso de la firma electrónica

1. La videoconferencia con el notario podrá mantenerse en cualquier dispositivo electrónico, en el día y hora acordados, incluido el teléfono móvil. El otorgante solo necesitará descargar el software para dispositivos móviles, en concreto la APP del Portal Notarial del Ciudadano.
2. Una vez en videoconferencia con el notario el otorgante deberá mostrar a cámara su DNI.
3. El notario realizará las comprobaciones pertinentes a su discreción, incluyendo la posibilidad de consultar la base de datos de la Policía Nacional en tiempo real, entre otros sistemas de seguridad previstos.
4. El notario compartirá en pantalla el borrador del correspondiente instrumento notarial y procederá a su debido cotejo y comprobación, asesorando a los otorgantes y explicando el documento.
5. La firma se realizará por el otorgante con el correspondiente certificado digital (el propio o el facilitado por el portal para ese solo uso), utilizándolo cuando le sea solicitado por el notario y consistiendo la operativa simplemente en presionar el correspondiente botón para proceder a la firma del archivo.
6. Tras la firma por el cliente del documento en formato PDF el notario procederá también a firmar. Este es el documento que el sistema subirá y archivará de forma automática en el protocolo electrónico que custodia el CGN. Al tiempo, en la notaría se imprimirá este mismo PDF, en papel notarial, y se añadirá una nota o diligencia notarial como versión fidedigna del acto, la cual también se firmará y se adjuntará al protocolo en papel.
7. En caso de que el cliente requiera una copia simple o autorizada se podrá emitir en ese momento o bien a posteriori.
8. El cliente recibirá un CSV para acceder a la copia electrónica autorizada y podrá solicitar disponer de una copia electrónica simple en su área personal del Portal Notarial del Ciudadano.

Anexo 4: Obtención de copias

1. En papel
   Como hasta ahora, el ciudadano podrá seguir acudiendo a la notaría y solicitar copia en papel simple o autorizada del instrumento notarial que requiera y conste en su archivo, y esto tendrá, a partir del 9 de noviembre, su correspondiente reflejo tanto en el protocolo digital como en papel.
   
   
2. En formato digital
   
   • La entrega de copias simples se realizará en el área privada del interesado del Portal Notarial de Ciudadano, previo registro y acreditación en el mismo.
   • El aviso de esa solicitud le llega al notario/notaría a través del programa SIGNO.
   • Si el notario lo considera pertinente, se procederá a la emisión de la copia electrónica solicitada, que se genera en la propia notaría y se envía al área personal del cliente.

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