Transformación digital del notariado: primeros meses de la Ley 11/2023
Notarios y empleados de notarías han tenido que familiarizarse con las nuevas aplicaciones para adaptarse a las exigencias de la Ley. Por su parte, el equipo del centro tecnológico ha desarrollado las herramientas digitales y dedica los mayores esfuerzos a que sean efectivas para las notarías y que les causen los menores trastornos.
En esta edición de Entre Nosotros hemos contactado con tres notarios con notarías de distinto tamaño, ubicadas en Andalucía, Cataluña y Extremadura, así como con algunos profesionales de Ancert, para conocer de primera mano su visión acerca de estos primeros meses.
Víctor Sánchez Momblán, director de Servicios Financieros y BPO del centro tecnológico Ancert, asegura que “un proceso de tal magnitud siempre es complicado al principio y ha supuesto, sin duda, un reto para el Notariado”. No obstante, su percepción es positiva ya que ha permitido poner en marcha herramientas que dotan de eficiencia y tecnificación a las notarías, mejorando la operativa de su día a día, lo que- en su opinión- pondrá más en valor la función notarial.
Una de las medidas puestas en marcha -continúa Víctor Sánchez- ha sido el protocolo electrónico, para lo que Ancert ha tratado de facilitar a las notarías y sus empleados soluciones globales de gestión ante las nuevas necesidades, evitando alterar “su día a día”. Igual de importante ha sido poner a disposición de los ciudadanos soluciones de comunicación seguras con el Notariado para hacer otorgamientos a distancia”.
Desde el centro tecnológico se celebra y agradece la buena acogida que ha tenido el protocolo electrónico por parte del Notariado, incluso teniendo en cuenta las dificultades iniciales, y destacan que desde el 9 de noviembre hasta mediados de enero se han creado más de un millón de protocolos electrónicos y se han depositado más de 3 millones de ficheros.
La experiencia notarial
En cuanto a las notarías, si se atiende a su tamaño y localización, las experiencias vividas son diferentes, si bien todas coinciden en que la adaptación ha supuesto una mayor carga de trabajo inicial y diversas dificultades técnicas. Para Joan Carles Farrés Ustrell, notario de Barcelona, “la adaptación ha sido mejor de lo esperado” aunque “las dos primeras semanas fueron de desconcierto ante el mal funcionamiento generalizado de las herramientas informáticas necesarias para depositar los protocolos en la Sede Electrónica Notarial. Superados los problemas informáticos, los empleados tardaron un tiempo en adaptarse a los nuevos procedimientos, pero a día de hoy el depósito del protocolo electrónico ya se ha convertido en un proceso rutinario”.
Farrés señala como principales desafíos “extremar la diligencia en la redacción de los documentos, diligencias y notas”. En su opinión “lo que es fácil de solucionar en el protocolo en papel o en el informático interno de la notaría es mucho más complicado cuando hay que rectificar el protocolo electrónico”. Otro reto es “tener que trabajar, de momento, con tres protocolos diferentes: el de papel, el informático interno de la notaría y el electrónico”. “El desafío- señala- consiste en olvidarnos del protocolo informático interno de la notaría y tener un solo protocolo informático que deberá ser el electrónico, a partir del cual expedir las copias y realizar todos los procesos que se hacen todavía hoy con el informático interno”. Joan Carles Farrés considera que “se ha ralentizado el proceso de expedición de copias, remisión de partes, comunicaciones a registros y administraciones públicas”. Como ventaja para todos los notarios señala “la posibilidad de utilizar el protocolo electrónico para que en la Sede Electrónica Notarial se pudiera confeccionar el índice único”.
Para Emilio María García Alemany, notario de Pinos Puente (Granada), “esta ley permite la adaptación al desarrollo tecnológico, especialmente a través de la creación del protocolo electrónico, respondiendo a la necesidad lógica de los avances telemáticos. Además, abre nuevos cauces de comunicación con los ciudadanos y usuarios del servicio público notarial, facilitando la intercomunicación para la remisión de copias electrónicas y para los otorgamientos telemáticos en los casos previstos”. En su opinión, “la adaptación ha sido buena, a pesar del esfuerzo previsible que implican los cambios tecnológicos”. Aun así, señala que “aunque la gestión del protocolo electrónico está mecanizada, persisten algunos problemas técnicos que se van solventando con consultas al personal de Ancert o de la empresa de gestión informática”. La experiencia de su notaría es que “se ha detectado que el servicio de tramitación inmobiliaria da más errores desde que está vigente el protocolo electrónico”.
También señala que “este proceso ha significado un aumento significativo de la carga de trabajo del personal de la notaría, por lo que sería deseable analizar la posibilidad de simplificar su elaboración”. García añade que “las sesiones informativas preparadas por Ancert fueron de gran utilidad, al igual que las consultas técnicas realizadas al personal del centro y a su empresa informática”, aunque “no hubo oportunidad de probarlas hasta el día de puesta en marcha, lo que generó cierta incertidumbre”. En cuanto a la carga de trabajo señala que “el personal encargado de las tareas burocráticas y de las copias ha experimentado un considerable aumento de la carga de trabajo. El trabajo del personal que elabora las matrices ha permanecido prácticamente igual”. Como mejora, ve deseable “que se vayan solucionando problemas técnicos con el uso de la multifirma, la validación de los documentos de identidad en el alta del PNC y la obtención de certificados para el otorgamiento electrónico. Asimismo, sería beneficioso desarrollar una aplicación para la remisión de copias específicas para gestorías, mejorar la ordenación técnica del protocolo electrónico para simplificar su elaboración y automatizar el alta de ciudadanos en el Portal Notarial del Ciudadano”.
Para la notaría de María Ángeles García Morlesín, en Fuente del Maestre (Badajoz), “las dos primeras semanas fueron algo desesperantes” y señala que “debería de haberse dado un periodo de adaptación. Pasadas esas dos semanas todo va normalizándose”. También comenta que las novedades introducidas han “alterado” a sus empleados, “por mucho que advirtieras que es cuestión de tiempo tomar el hábito. En un principio parecía que nos indicaban el modo de trabajar, y no todas las notarías son iguales, ni van al mismo ritmo, ni tienen los mismos empleados, y hasta que encuentras el modo de trabajar con la nueva obligación en tu despacho, pues requiere un periodo de adaptación y templar nervios. Por otro, al principio, la tecnología, estaba un poco por desarrollar, o al menos tuve yo esa sensación”. En su opinión se quita tiempo “a resolver problemas jurídicos, que es lo importante” al haber “mucho trabajo administrativo”. También considera que “el otorgamiento por videoconferencia de determinados actos jurídicos perjudica enormemente a las notarías rurales o pequeños despachos”. Como ventaja señala “que el Consejo General del Notariado, aunque cada notario tengamos nuestro protocolo en la nube, tendrá todo un registro o historial de cada una de las fincas”. Como mejora propone “que se podría eliminar la elaboración de índices por parte de la notaría, no sé si es factible. Sería una descarga importante de trabajo”. También que “se deberían poder sacar directamente desde Signo, en soporte papel, copias autorizadas o simples”.
Como suele ocurrir cuando se ofertan nuevos servicios digitales, los tres notarios señalan que su demanda es todavía escasa entre los clientes de las notarías. La percepción de los tres notarios es que, pese a comunicarles estos servicios, de momento muy pocos se animan a solicitar el otorgamiento por videoconferencia, la expedición de copias electrónicas con CSV o la legitimación de firmas, por citar algunos servicios.
Ver vídeos
Víctor Sánchez Momblán, Director de Servicios Financieros y BPO en el Centro Tecnológico del Notariado (Ancert)
Carmen Rodríguez Pérez, Notaria de Cieza y Decana del Colegio Notarial de Murcia