La IA generativa facilitará la elaboración de índices
Desde el boletín Entre Nosotros hemos hablado con el responsable de este proyecto y con tres notarios de Madrid, Denia (Alicante) y Cartagena (Murcia) para conocer la situación actual de las notarías y cómo podría facilitar su labor diaria la IA.
En palabras de Marcos Varela, director de desarrollo del Centro Tecnológico del Notariado, “llevamos ocho meses trabajando en el proyecto con resultados muy positivos. Nuestro objetivo es aplicar la IA a la extracción de los datos contenidos en las escrituras para rellenar el índice. De esta forma conseguiremos liberar tiempo para que los notarios y los empleados de las notarías puedan centrarse en tareas más complejas y de mayor valor añadido”.
Actualmente, las notarías elaboran los índices manualmente (ya sea total o parcialmente) y suele ser un empleado el encargado de esta tarea. En este sentido, la notaría de Cristina Caballería, en Madrid, cuenta como en su despacho hay una persona dedicada prácticamente en exclusiva al índice, que “tiene que grabar todos los datos de comparecientes (nombre y apellidos, domicilio, profesión, fecha de nacimiento, si están presentes o representados), referencia catastral, objetos (inmuebles, participaciones sociales), número de folios, actos jurídicos correspondientes, etc.”.
En la notaría de Carlos Fernández de Simón, en Cartagena (Murcia), los índices se elaboran a partir de la información que cada oficial suministra a la Aplicación de Gestión de la Notaría (AGN). “Son los mismos empleados que elaboran los documentos quienes confeccionan los índices, que son cotejados por el notario al tiempo de expedición de las copias”, indica.
Por su parte, la notaría de Salvador Alborch de la Fuente, en Denia (Alicante), cuenta con una empleada encargada de su elaboración y, cuando es necesario, se externaliza la tarea a alguna de las empresas que prestan el servicio. “El documento se entrega a la empleada encargada, que procede a la introducción de los datos que no han sido absorbidos directamente desde el programa AGN. Finalizada la introducción de datos, se procede al cotejo y envío, tratando de cumplir los plazos marcados para ello”, señala Alborch de la Fuente.
La IA tiene un gran potencial, pero no está exenta de errores y, a veces, explica Marcos Varela presenta alucinaciones en la extracción de información “que no es otra cosa que querer dar siempre una respuesta, sea correcta o no”, aclara- y añade que “hasta el momento, hemos conseguido que nuestro algoritmo de Inteligencia Artificial extraiga de las escrituras cierto tipo de información con mucha exactitud, pero hay otros campos en los que cuesta más preparar el documento para conseguir la información deseada. Para obtener distintos campos hay que hacer un tratado previo para conseguir unos módulos diferenciados que, enviados de una manera exacta, nos aporten la información de manera correcta y sin la problemática que existe con la IA”.
Explica Varela que “estamos trabajando para tener un proyecto sólido que podamos desplegar entre el Notariado a corto-medio plazo”. Está satisfecho con el alto porcentaje de éxito alcanzado lo que, “va a permitir que la elaboración del índice, tarea que ahora puede suponer 10-15 minutos para una escritura de volumen alto, pase a sólo 2-3 minutos. Si bien esta no es la solución definitiva, a corto plazo vamos a mejorar mucho la calidad del trabajo de las notarías".
Experiencia notarial
En la notaría de Caballería, como ella misma explica, “con el programa que tenemos en la actualidad no hemos podido automatizar nada relacionado con los índices”. Sin embargo, en la de Fernández de Simón, “se puede automatizar el flujo documento-aplicación de gestión, de manera que los cambios introducidos en este revierten automáticamente a la aplicación; el volcado al índice desde la aplicación de gestión también se realiza de forma automática”.
La notaría de Alborch de la Fuente cuenta con el programa AGN que, “básicamente exige rellenar las fichas de sujetos y objetos con carácter previo a la redacción del documento. Intenta dar con la clave que, a mi juicio, es tener un programa de gestión que permita ir rellenando el índice a medida que se va redactando el documento y, posteriormente, pueda exportarse casi al completo o con una mínima revisión de datos”. Y añade que “si bien en escrituras sencillas, con pocos sujetos intervinientes o pocas fincas, el proceso lleva poco tiempo y resulta bastante sencillo, se complica algo más en los casos en que hay que introducir muchas fincas, o bien si estas no están inscritas o carecen en algún caso de referencia catastral, ya que el programa permite recuperar fácilmente los datos, una vez el objeto está grabado, buscando por finca registral o referencia catastral. Por tanto, se agiliza mucho la introducción de los datos en aquellos casos de sujetos u objetos ya introducidos en un documento anterior".
Las tres notarías consultadas coinciden en que la situación actual no es la ideal y proponen algunas mejoras. Así, para Fernández de Simón la existencia del protocolo electrónico debería evitar la elaboración de los índices, “pues una lectura realizada con inteligencia artificial podría perfectamente cumplimentar los campos precisos de los índices; igualmente, podría preparar de forma automatizada el envío de las ulteriores comunicaciones requeridas (copias electrónicas a registros, a Catastro, a las Administraciones Tributarias, oficios, etc.)”.
Por su parte, Caballería dice que para ellos “la situación ideal es que el sistema lea la escritura y vuelque los datos correspondientes al índice”. Además, le gustaría que “desde la página de datos del expediente se pudiera solicitar, en las constituciones de sociedad: el NIF; en código postal: enlazar con correos para buscar más fácilmente dicho código; y en la casilla de la referencia catastral: tener un enlace a Catastro. También que cuando se solicite un NIF, si hay algún dato erróneo, se pudiese modificar”.
A su vez, el notario Alborch de la Fuente opina que el sistema ideal sería el que, conforme se redacta el documento, rellenase automáticamente el índice. “Es decir, escapar del sistema actual en el que primero hay que introducir los campos de todos los sujetos, después, los relativos al objeto y el negocio jurídico con determinación, para cada caso, del sujeto y objeto con el negocio relacionado”. También señala el tener que “introducir la cuantía de la operación y los medios de pago utilizados, o los porcentajes de transmisión o adquisición en cada caso, así como las alteraciones catastrales en las escrituras de compraventa o declaración de obra nueva, o el valor de tasación y las cifras de principal y responsabilidad hipotecaria total en los préstamos con garantía hipotecaria”. El notario concluye que le gustaría “contar con un sistema en el que se redacte la escritura y, automáticamente, pueda exportarse el índice al completo o con alguna mínima modificación que resulte necesaria”.
El Centro Tecnológico del Notariado prevé iniciar un piloto este año que permita extraer, automáticamente, el índice de una parte de los principales negocios jurídicos que se trabajan en las notarías. Con los resultados de este piloto, “tomaremos la decisión de expandirlo a todo el Notariado para conseguir que se convierta en una herramienta de uso cotidiano en su día a día”, apunta Varela”.
Ver vídeo
Marcos Varela, Director de Desarrollo del Centro Tecnológico del Notariado