Se trata de una iniciativa que no solo introduce un nuevo modelo de trabajo, sino que refleja el grado de madurez tecnológica alcanzado por el Notariado, combinando inteligencia artificial y supervisión humana para mejorar la homogeneidad y la disponibilidad del dato.

El proyecto llega a su fase operativa tras meses de preparación técnica, organizativa y humana. Uno de los hitos clave ha sido la creación de Grabía (Grabación del Índice Único Notarial), entidad integrada en el Centro Tecnológico del Notariado y con sede en Valencia, desde donde se prestará el servicio.

En paralelo, se ha llevado a cabo un intenso proceso de incorporación y formación de equipos, así como un conjunto de pruebas y validaciones que han permitido optimizar los procesos y garantizar la fiabilidad del modelo antes de su puesta en producción.

Actualmente, Grabía cuenta ya con más de un centenar de profesionales organizados en una estructura diseñada para responder con agilidad a un volumen elevado de documentos. El modelo combina especialización y polivalencia, con equipos capaces de adaptarse a distintos tipos de escrituras y con áreas específicas encargadas de la planificación del trabajo, el control de calidad y la formación continua.

Como explica Javier Gil, responsable de Recursos Humanos de Grabía, la clave está en la organización del flujo de trabajo y en la coordinación entre equipos: “La planificación y distribución inteligente de la carga de trabajo nos permite transformar la recepción de escrituras en un proceso constante de datos estructurados. Monitorizamos el ritmo de grabación en tiempo real para garantizar continuidad y responder con eficacia incluso en picos de actividad.”

A ello se suma un modelo de formación continua y coordinación permanente con el Centro Tecnológico, que permite asegurar criterios homogéneos desde el inicio y un funcionamiento alineado en todas las fases del proceso.

Acompañamiento al Notariado

La puesta en marcha del servicio no se limita al ámbito tecnológico. En paralelo, se están desarrollando distintas acciones orientadas a facilitar su adopción por parte de las notarías.

Entre ellas, la habilitación de nuevas funcionalidades en SIGNO para autorizar el acceso al protocolo electrónico y aceptar las condiciones del servicio, así como la organización de sesiones informativas para dar a conocer en detalle el funcionamiento del sistema, los plazos operativos y los aspectos prácticos del nuevo modelo.

Asimismo, se están ultimando las pruebas finales del sistema en entornos controlados, con el objetivo de asegurar que el servicio se inicie con todas las garantías. Este proceso de preparación pone de manifiesto el carácter colaborativo del proyecto, en el que la implicación del conjunto del Notariado resulta clave para su correcto funcionamiento.

El servicio se implantará de forma gradual a partir del 4 de mayo, comenzando por aquellos documentos cuya grabación en el Índice suponen un mayor volumen de trabajo para las notarías.

El modelo establece un circuito operativo claro: los documentos se remiten en un plazo breve desde su autorización y son procesados en pocos días mediante un sistema que combina automatización y supervisión profesional. En fases posteriores, el sistema se ampliará progresivamente al resto de actos jurídicos.

Este despliegue por fases permitirá consolidar el modelo, ajustar los procesos y garantizar una transición ordenada hacia el nuevo sistema.

Un cambio en el día a día de las notarías

La implantación de la grabación centralizada supone un cambio relevante en la operativa diaria de las notarías, al eliminar una tarea que requiere una especial atención.

El decano del Colegio Notarial del País Vasco, Ángel Nanclares considera que el Notariado irá adaptándose progresivamente al nuevo modelo: “Con perplejidad y sorpresa al principio, pero con alivio en cuanto percibamos las bondades del sistema: exactitud en la introducción de datos y una considerable reducción en la carga de trabajo. Los propios oficiales serán los primeros en notarlo.”

Este cambio de modelo se combina con un elemento esencial: el mantenimiento del control por parte del notario, que seguirá validando los datos y podrá ajustar el funcionamiento del servicio a sus necesidades.

Más allá de la eficiencia operativa, la grabación centralizada del IUIN consolida uno de los principales activos del Notariado: la calidad y fiabilidad de la información que genera. La centralización del proceso permite aplicar criterios homogéneos en la extracción de datos, mejorar su trazabilidad y reducir posibles inconsistencias, lo que se traduce en una información más precisa y disponible con mayor rapidez.

Este avance tiene un impacto directo en el conjunto de iniciativas basadas en el dato notarial, consolidando su valor como fuente de referencia. “El valor del dato se ha revelado un elemento clave en este primer cuarto del siglo XXI y el Notariado aporta el dato más fiable, en muchos casos el único dato fiable”, subraya el decano de los notarios vascos.

En este contexto, la grabación centralizada se convierte en una pieza clave para el desarrollo de proyectos de gran visibilidad, como el Portal Estadístico del Notariado, que se nutre de esta información para ofrecer una visión rigurosa del mercado inmobiliario. “El Índice Único Notarial es la punta de lanza de esta apuesta del Notariado, que se extiende a proyectos como el Portal Estadístico o las autorizaciones telemáticas de documentos, que hacen más fácil la vida del ciudadano”, explica Ángel Nanclares.

Con su puesta en marcha, el Notariado da un paso decisivo hacia un modelo más eficiente y coherente, en el que la tecnología no sustituye el criterio profesional, sino que facilita el trabajo diario y robustece el valor del dato como eje central de su función pública.